Category: 成群结队

邮件讨论组之六:为校园活动创建邮件讨论组 4

邮件讨论组之六:为校园活动创建邮件讨论组

这篇贴子是《成群结对》系列中的一部分,想要回顾过往文章,请直接看《成群结对》专题页面。现在所讨论的“电子邮件讨论组”是这个系列的第三部分。 前文谈到了实体组织工作过程中的项目管理中如何使用邮件讨论组,小容举了IPO过程中的邮件讨论组为例证。接下去的篇幅将开始讨论诞生于网络空间的邮件讨论组,将会以Google Groups为例。今天先分享一个实体世界中的案例,这个实体世界——校园——的情况,看来已经有些和网络空间有些相似,他们的情况和IPO那样的项目工作小组又有些不同。 校园是特别的实体世界,校园里各色各样的社团就是一个一个小群体, 他们不像公司那样正规化,活动形式看起来很虚拟化;但是,这些社团诞生于实体世界,又不像网络空间的群体那样诞生于虚拟环境中。而且,许多校园里社团众多,这些社团的形态也是五花八门,很是有趣,很像网络世界的样子。所以,校园社团是介于实体组织(如:公司)和网络群体中间的形态。 附近一所大学里的校园社团的宣传栏 有个朋友在大学里担任社团负责人,最近他们要组织一个活动,邀请校外的一些职业经理人到校园里来和学生见面,搞模拟面试活动。这个大学里各类的学生社团很多,每个社团都要自己去争取成员,每次活动也要召集成员参加。这次,他们就对外征集感兴趣的学生参与这个活动。小容的这个朋友注册了一个jointhisevent@Yahoo.com这种类型的电子邮箱,而后在发布活动通告的时候,贴上这个电子邮件地址。有人报名的时候,就把他们的邮件地址给抄录下来,需要发通知给他们的时候,就逐一发邮件列表给他们。 当听到这件事情以后,小容觉得很奇怪,为什么他们不用邮件讨论组来进行这个活动的信息沟通呢?!相比起一个电子邮件地址而言,邮件讨论组不仅具有省时省力的功效,而且可以轻而易举的建立一个在线社群,为具有共同兴趣的人们提供一个长期交流的空间。 • 省时省力,提高效率 试想一下,如果报名参加这个活动的人有50人以上,那么,每次发邮件通知最新消息的时候,需要输入那么多电子邮件地址,是多么耗时耗力的事情!朋友说,可以先建一个发件名单,把这些人的电子邮件地址输入进去就好了,每次发送信息时,按那个发件名单就行。 如果是设立邮件讨论组的话,连建立这个发件人名单的事情都不需要做,因为名单自动就生成了,发送新邮件给邮件组,就可以把信息通知给所有人。 社团活动对于学生而言本是副业,因此一些省时高效的工具和方法,可以很好地平衡主业和副业。 附近一所大学里的校园社团的宣传栏 • 会话完整,档案齐全 另外一个情况是,考虑到陆续有人来报名参加活动,如果采用建立发件名单的话,后来的人无法知道先前发送出去的邮件内容。虽然一个活动通常以最后发出的信息为准,但是让人们了解活动的来龙去脉,更有助于人们积极地参与活动。而采用邮件讨论组的话,早先发出的邮件信息都会存档起来,后来加入的成员可以去查看存档资料,了解整个活动的过程。这样对于每个加入的成员来说,不论加入时间先后,会话都是完整的。 一旦把时间轴的因素纳入在线群体沟通,存档就成为不可忽视的关键。 • 围绕兴趣,长期交流 人们参加活动是因为喜欢活动的“主题”,而不是为了“参加活动”而“参加”活动。那么,如果有轻而易举的方法创建一个让大家长期交流的平台,为何不顺带而为呢?!Google Groups非常简单上手,如果同时使用Gmail的话,更是绝佳的搭配。 实际上,校园虽然是实体空间,可是人们还是零零散散地往来,如果通过邮件讨论组让人们长期持续地交流的话,对社团来说,这无疑是一个拓展组织机能、达成组织使命的有效工具之一。而且,随着社团活动的发展,社团可以创建多个讨论组来管理社团活动,例如一个讨论组为社团长期使用,面向社团的内部成员。当开始一个新活动时,就创建一个新的邮件讨论组,面向社团内外所有参加活动的成员。 社团存在的使命本身也是围绕某个主题,因此,通过邮件讨论组将人们联系起来,可以让人们长期持续地交流,这是功德无量的一件事情。 附近一所大学里的校园社团的宣传栏 • 权限多样,设置灵活 或许有人还会担心权限之类,其实现在的邮件讨论组功能已经非常完善。举Google Group来说,它让用户很灵活地设置各种权限: • 浏览权限:分为仅有会员可浏览的私下讨论组,和向世界公开的公开讨论组; • 是否让他人搜索:是否愿意把讨论组列入讨论组目录,让世界搜索到; •...

邮件讨论组之五:IPO工作组的项目管理诀窍 0

邮件讨论组之五:IPO工作组的项目管理诀窍

有许多实体公司,采用项目制的方式推进工作任务,和外界的其他公司组成一个又一个临时项目小组,这些多方参与的小组,就是实体世界中半虚半实的群体。邮件讨论组在这些项目小组的生命周期里是一个重要的表演舞台。上次小容举了IPO项目工作组的实例来说明这个现象。 IPO项目工作组之所以能够在半虚半实的情况下,成功地组织来自不同群体的人们,为一个共同的工作目标而努力,其中有一些项目管理诀窍。这些群体工作中的管理方法,非常值得以项目小组形式工作的人们,以及松散型在线群体学习。 • 明确的任务目标 IPO项目工作的目标非常明确,就是通过标准的流程,将一间私有公司的股份在某个证券交易市场公开发售,进而将这间私有公司转变成一间公众上市公司。参与项目各方在这样一个大的共同目标下,还有各自具体的小目标。 对于公司创业者来说,他们可以通过上市时售出部分股份套现部分现金,同时未出售的股份在上市后将大幅增值;对于投资者来说,IPO是他们良好的退出机会,在获得数倍于初始投资之后,他们套现的钱可以用于弥补其他失败的项目造成的亏空,同时还可以用于投资下一个具有高增长潜力的公司;对于公司而言,在IPO时发售的新股换回来一大笔的现金,这笔现金可以用于内部发展,或者通过收购开展外延式发展,同时上市地位也取得了通过继续发售未发售的公司股份进行下轮集资,以及通过股票来收购的资格,当然,还有发放股票期权给员工激励军心,提高公司品牌知名度等等好处;对于参与工作的中介机构来说,完成每一个IPO,就意味着他们的营业额上又增添了一笔收入。 • 明确的时间进度 由于IPO是根据证券交易所的规则来进行,因此,经验丰富的中介团队,对于工作流程已经非常熟悉。因此,在项目启动之际,投资银行会发出一份非常详细的时间表,这份时间表第一页是总体的时间线,横轴是每天,纵轴是各项细分任务,中间画出各项细分任务的起点和终点。第二页开始是详细的周历,每页是一周,详细列明每周里每天的工作细项。 随着项目的开展,实际的时间进度不一定会和原先拟定的时间表一致,在恰当的时候,投资银行会修订旧的时间表,发放新版本的时间表给项目组员,以此指导下阶段的工作开展。 IPO的工作非常辛苦,所以,对于每个参加项目组的成员来说,明确的时间进度是一个很好的安慰,他们知道这不是无限期的长征之旅:) • 明确的分工 上次小容介绍过,IPO项目组由多方中介机构的工作人员组成,每个中介机构都负责明确的职责。有时候,会有多家参与项目组的律师事务所,虽然同是律师事务所,具体来看的话,他们却扮演不同的角色。举红筹模式美国上市为例,大部分中国大陆的美国上市业务是以中介机构的香港团队为主,所以,参与的律师会分成代表投资银行的海外律师一方,代表投资银行的海外律师一方,代表拟上市企业的海外律师一方,代表拟上市企业的大陆律师一方。有时候,风险投资公司的律师代表也会参与。。。。。 每个中介团队的工作成员,他们自己内部也会有分工,通讯录上的名字旁,除了职位体现出不同的分工外,有的名字边上会打上星号,这个星号就是代表参与文档工作,换句话说,就是具体做事的人。没有挂星号的人,通常都是CEO或者其他的高阶管理人员,他们只在定大方向的时候才会出现,而在日常的工作中,他们躲在邮件列表里抄送名单的背后,默不做声,监督着各自属下员工的工作。而有挂星号的人,只要职位里有带着“助理”的字样,那么就是更具体的做事的人。 几乎可以说,IPO项目组里没有一个冗余人员,每个人都各司其责,训练有素。每个人都知道自己要做些什么,而且知道自己能够胜任这些事务。在这样分工高度明确的群体里,秩序已经自然形成。正是这样的优化组合带来令人惊叹的绩效。 • 适当的成员规模 群体的沟通效率和他的规模有一定比例关系,因为随着人数的增加,人们的沟通就变得越来越复杂。IPO项目组总是将成员规模控制在恰当的范围,通常写在通讯录上的名单在50人左右,而具体的挂星号的人员,则在二十几人左右,而从头到尾参加每个细分任务流程的则在十几人左右。不是每个中介团队都参与全部的细分任务流程,同一中介机构里的工作人员也不一定参与全部的细分任务路程。 小容曾经有段时间和负责百度IPO的一位投行经理打过交道,他说实际上百度IPO项目核心成员也就十几个人。通常只有超大型的项目,例如大陆的四大国有银行,参与IPO项目的成员才会达到上百人。 将人数控制在小规模的范围,让每个成员在IPO工作期间形成良好的群体感,从而保持畅通的沟通。 • 以电子邮件组为主,以其他沟通工具为辅 在六个月以上的工作周期、参与人员分布于多个地点、来自多个机构的机构的情况下,电子邮件组就成为IPO工作项目最主要的沟通工具,这或许也是唯一可以采用每天交换信息的多对多工具。 当然,正如上次小容所说的一样,电子邮件讨论组还是局限的,很多时候,IPO项目组还会采用远程电话会议、面对面会议、1:1电话等等其他的沟通工具。 将电子邮件讨论组和其他现实沟通工具结合起来,这是虚拟组织需要借鉴的地方。哪怕一、两次偶尔的线下聚会,都会将一个线上社团的凝聚力推向一个新的高度。 • 注重知识管理,设立中央资料室 通常在工作开展了一段时间以后,投资银行会协助拟上市公司在中介机构密集的地点(例如:香港)设立公司资料室,将IPO工作组收集的各类信息资料分门别类编号建档,整齐地放置在一个中央资料室里,随时供中介团队查阅。对于后来陆续加入项目的中介团队,这些档案节省了不少时间。 对于群体而言,将信息交换上升一个层次就到了知识管理的阶段。不论是以任务型为导向的群体,还是以分享型为导向的群体,知识管理都是非常有必要考虑的事项,这决定着群体智慧能否真正开花结果。如果没有必要的手段来支持,那么信息交换终将陷入虚无的境界,而导致群体的衰落。 系列回顾: 《成群结对:形形色色的网络、群体和个体》 前文回顾: 《邮件讨论组之一:本地工作与远程工作》...

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