如何筹备你所在城市的TEDx活动?(兼答TEDxNanjing筹备组)

这是一篇关于如何筹备TEDx活动的帖子。事先声明我并没有参与组织过任何一场TEDx活动。下面分享的是我在过去和朋友们的邮件通讯内容,这些是基于过去参与TEDtoChina项目时观察和支持多个本地TEDx活动中所积累的经验,只是我的个人看法和心得,并不代表TEDtoChina团队的意见。

如果你已经取得TED官方颁发的TEDx活动许可,请和TEDtoChina团队联系,现有的团队会全程全力支持你的TEDx活动。

如果你尚未取得TED官方颁发的TEDx活动许可,正打算在你所在的城市筹备一个TEDx活动,下面的帖子内容可能对你有些参考价值。

11天前我收到一封询问如何筹备TEDx活动的电子邮件:

您好,

我们是一群大学生,也是TED的粉丝,来自南京大学,有一个小小的梦想,而这个梦想的实现非常需要您的帮助。

TED的理念非常值得传播,也确实很吸引人,非常得精彩。我们发现北京、上海、广州等地已经举办过TED conferences,南京还是一个空白,我们希望可以通过我们的努力,把TED引入南京,让TED的价值传播得更远。

我们立志要在明年的4、5月份做成一次南京市的大会,也积极考虑如何影响到整个江苏省。

目前我们已经初步有了想法与构架,但仍然遇到不少问题,特此真诚地向您请教:

1、关于TED大会licence申请的问题,我们有特别需要注意的地方么?licence的授权门槛高么?
2、网络技术平台。关于TEDxNanjing网站的建立TEDtoChina能给我们提供一些帮助么?

我们非常期待、非常感谢您能够给予我们帮助,因为我们是第一次承办这样的活动,经验不足,会出现很多问题,您的帮助对于我们来说是如此地重要!

在接下来的日子里,我们会进一步跟您联系,如果您需要什么信息,都可以回复邮件向我们索要。

最后,再次衷心地向您表示感谢!

祝您工作顺利,身体健康!
南京TED粉丝

我先把这封邮件转给目前的TEDtoChina管理团队的Tony去回复。据我的了解,TEDx的licence申请不并困难,授权门槛并不高。说起网络技术平台,通过架设wordpress来设立一个blog网站,也不是很困难的事情。

5月份起为了迎接宝宝的诞生,我辞去TEDtoChina项目的管理职务,不再参与具体的管理工作,仅担任项目董事会成员一职。从那时候起到现在,我陆续在邮件组里看到不少朋友询问如何筹备组织TEDx活动,也有朋友私下直接写邮件给我询问类似的问题。

我搜索了一下自己的Gmail,发现在8月份的时候,有个朋友就发过邮件来询问筹备成都TEDxChengdu事宜,我曾经作了一个详细的回答。现在把这封回复邮件公开在这里,算是给这类问题一个公开回复。

这是来自成都的小W的来信:

关于TEDxChengdu

Oliver,

你好:)

与TED接触不久,但已经很迷它了。呵呵,鉴于目前TED在西南还未被多数人所知,所以我和学生决定做TEDxChengdu,希望能将TED带入西南高校校园和青年人中。我们有看TED主页上的相关内容,但不知申请TEDxChengdu是否能得到TEDtoChina这边的相关帮助?是否直接向美国总部那边申请即可:)

W君

下面是我的回信。

===================

小W,你好!

TEDx是由TED自己来审批申请的。不过,根据我们的了解,大部分TEDx活动申请都会获得批准,门槛其实是很低的。你只要去TED.com那里的TEDx页面在线填写申请表就可以了,由于这个申请表是使用Google docs,你需要翻墙来填写:)

其实比填写申请,更重要的整个活动的策划和组织。这里有一些建议供你参考:

1. 寻找成都的TED粉丝,决定是否开始。
最好在TEDtoChina的豆瓣小组发个帖子“寻找成都的TED粉丝”,看看有多少当地的热情TED粉丝。看情况决定是否组织一个非正式性的15人左右的粉丝聚会,大家互相认识一下,可以在聚会是讨论TEDxChengdu的细节。

2. 设定4-6个月的筹备期,例如现在申请,可以将日期定在2010年12月份
如果想要举行一个成功的线下活动,需要很多时间进行各类资源的动员。 一场正式的有质量的TEDx活动,建议至少要4个月的筹备期间。

3. 通过BLOG和社会化媒体工具来推动社区成型
由于TEDx活动不是盈利性的活动,很多资源需要从社区中自我筹集。这些资源包括场地、物品、人力和宣传等等,因此组织者需要掌握使用BLOG和社会化媒体工具的技巧,通过这些工具来来进行社区创建。

在锁定日期之后,可以持续不断地通过BLOG来更新筹备情况,这样激起社区成员的关注和热情,逐渐吸引关注和支持。

TEDtoChina现在已经建立了稳定的社会化媒体传播渠道,可以帮助各地的TEDx组织者来推广他们的活动。

4.用一个Google docs表格来进行活动进程管理
这个表格可以在“列”上列出多个筹备事项,而后在“栏”上按周列出,每周填写这个表格。把这个表格共享给组织团队和志愿者。

5. 定期的志愿者见面会
可以设定每个月进行一次志愿者见面会,这样把活动气氛前期造势做好。我观察到一些TEDx和我们自己的线下活动的组织者,在这方面做得很不够。

6. 邀请本地媒体参与
如果想走出校园,在社会层面造成一定的影响力。最好邀请本地媒体参与,寻找一些有媒体工作经验的志愿者,执行一个循序渐进的媒体推广计划。

7. 和现有的社区合作
如果在本地已经有一些成熟的社区,例如演讲爱好者、公益网络、Geek组织、设计师组织等等。可以和这些本地的社区联络,邀请他们来参与协办,把多个社区的成员邀请在一起,从而形成一个有效的跨界交流基础。

8. 确定主题和演讲者方向
TEDx的魅力是跨界交流,所以演讲者可以不拘一格,但是要让人们对活动印象深刻,还是有必要设定一个活动主题,并且根据这个活动主题来细分多个小主题,并根据这些小主题来寻找演讲者。

可以开放演讲者提名过程,让大众来推荐本地的演讲者。TEDx1KG就是让大众来提名演讲者,效果很不错。

9. 事先和潜在演讲者沟通
有一个PPT说,他们在筹备TEDx活动时,至少和每个演讲者沟通3次。TED在大陆并不知名,因此,要有足够的耐心和演讲者沟通,让他们了解TED,熟悉TED的风格。

演讲者并不一定需要很知名,而是要有独特的故事,这些故事契合活动主题。当然,演讲者要有一定的公众演讲技巧。有时候,演讲者有很多经历和故事,但是演讲内容缺缺乏有效的组织。组织者事先要对演讲者做充分的了解,引导他们讲述一个契合TED风格的故事。

10.专注与细节
组织者需要在4-6个月的筹备期间,专注在这个TEDx活动上,而不是闲置了前几个月的筹备时间,最后1-2个月临时临头匆忙上阵。 要呈现一个高质量的TEDx活动,有许多许多的细节需要组织者用心投入。

11. 更多的资源
TED的网站上有很多TEDx的资源,TEDtoChina的网站上也有很多可以参考:
http://www.tedtochina.com/tedx/
http://www.tedtochina.com/category/ted_project/tedx_report/

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Update: TEDxChengdu将在2011年2月20日http://www.ted.com/tedx/events/1661.html举行,组织者为Yuliang Zhou

欣赏过去中国大陆的TEDx活动视频,请前往TED官方在土豆上开设的的TEDx China Talks频道,希望不久的未来这个频道上来自华夏大地各个城市本地人士的风采。
http://www.tudou.com/home/tedxtalkschina/

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