《成群结队》第三部分小结:形形色色的电子邮件讨论组

这是《成群结队》系列第三部分的小结。第三部分有十篇贴子,简单回顾一下。

整个系列回顾请看这里的专题页面:
成群结队:形形色色的网络、群体和个体

第二部分回顾,请看这里:
群体虚拟化小结及预告:群体电子邮件地址

第三部分贴子目录:

邮件讨论组之一:本地工作与远程工作
邮件讨论组之二:几个关键影响因素
邮件讨论组之三:几个关键影响因素(续)
邮件讨论组之四:半虚半实的IPO项目邮件讨论组
邮件讨论组之五:IPO工作组的项目管理诀窍
邮件讨论组之六:为校园活动创建邮件讨论组
邮件讨论组之七: 盘点你的Google邮件讨论组
邮件讨论组之八:Google Groups的接收设置和Gmail的过滤设置
邮件讨论组之九:行为与环境,控制与赋权
邮件讨论组之十:关于网络工具的场论2.0公式

小容写第一部分的那几篇贴子时,并不知道自己将来要写些时候,写完了第三部分关于电子邮件讨论组的内容,小容可以大致地想清楚《成群结队》这个系列将来要写些什么。

小容将会沿着网络工具发展的轨迹,陆续探讨在使用每种网络工具的过程中,实体组织和网络组织会如何使用这些网络工具,同时探讨个体在使用这些网络工具的情境下,个体对于群体的感受、对于其他群体的感受。换句话说,《成群结队》接下来将按下面的思路写:

第四部分:群体与即时通讯
第五部分:群体与Blog
第六部分:群体与社交网络

这只是一个粗略的框架思路,由于是blogging书写,小容会想到那里,写到那里,随意发挥,所以会出现从多个角度探讨同一事物的贴子。对于小容来说,这是从一个特殊的角度来梳理过去阅读书籍所学到的知识、实践中的经验以及与朋友交流的心得。如果在blogging过程中有欠缺周全的地方,请各位不吝赐教,小容将会在这里更正错误。

下面是第三部分贴子的摘要:

第三部分:电子邮件讨论组系列 ————————————————-

3月23日邮件讨论组之一:本地工作与远程工作

人们所讨论的社交网络与“信息”和“信任”这两个维度息息相关。当社交网络转移到互联网界面上的时候,“信息”和“信任”这两个维度都涌现出很多新问题,解决这些问题并不是想当然的那么容易。

对于实体组织而言,电子邮件讨论组是在线办公的一个组成部分,基本上它复制了实体组织的层级制结构。当人们从本地工作发展到远程工作的时候,邮件讨论组中就会演化出许多有趣的事情。

3月25日邮件讨论组之二:几个关键影响因素

距离让实体组织的成员越来越像虚拟组织一样联系在一起。然而,距离仅仅是影响远程工作中邮件讨论组沟通绩效的关键因素之一。这些因素如下:

• 确定性的物理位置:越是确定性的物理位置,人们的信任感越强;

• 成员间的物理距离:随着物理距离的扩大,人们的沟通工具越来越虚拟化,当沟通中出现问题时,人们对沟通工具的无奈也渐次加强;

•成员互相是否熟悉:如果人们在邮件讨论组中,不熟悉其他的成员,那么在这样陌生的环境里,人们在邮件组中的表现会很拘谨、保守乃至被动;随着成员 之间的熟悉程度越来越高,邮件讨论组成员的社交模式也会显得越来越制度化,在成员之间业已形成的社交规范也会出现在邮件讨论组这一虚拟空间里。

• 成员的数量:成员数量与上一个因素直接相关,同时,它的另外一个影响是,个体在群体里脱颖而出建立声望的几率。

3月28日邮件讨论组之三:几个关键影响因素(续)

小容认为影响邮件讨论组的关键因素还有如下几项:

语言和文化:语言自然不必特别细说,同一语言的文本沟通都会经常发生误解和歧义,更何况不同语言。相隔两国带来的还有不同的文化背景。跨文化工作团队,在沟通过程中需要理解对方,而不是被表面的行为所迷惑;

任务主题:虽然每个邮件讨论组都是围绕某一个主题而建立的,但是,实体组织的邮件讨论组通常带有更明确的任务意味,而网络空间的邮件讨论组则偏向于某一个宽泛的主题,没有明确的任务意味;

时间线/生命周期:与任务主题伴随而来的因素就是时间线,或者说生命周期。越是带有明确任务的邮件讨论组,它的生命周期就明晰可见。当任务结束之后,邮件讨论组就会解散。此外,非常重要的是,处于任务不同阶段的邮件讨论组,它的绩效也很不相同。

大多数情况下,网络空间邮件讨论组的生命周期,倒是与成立时间有关,随着时间的推延,邮件讨论组成员对该主题的激情会趋于平淡。

讨论组的规则和文化:每个邮件讨论组都会有显性的规则或者隐性的规则,同时由于不同成员的个性和风格也会形成一定的文化氛围。实体组织的邮件讨论组通常不 会有特别的规则,网络空间的邮件讨论组,同时还会受到成员的个性和风格的影响,进而形成不同的文化氛围,这些文化氛围有时候成为限制邮件组发展的负面因 素。

3月31日邮件讨论组之四:半虚半实的IPO项目邮件讨论组

从现实世界的实体组织到网络世界的网络组织,两者不是泾渭分明的两个极端,在两者中间也有许多混合的形态。有许多实体公 司,采用项目制的方式推进工作任务,和外界的其他公司组成一个又一个临时项目小组,这些多方参与的小组,就是实体世界中半虚半实的群体。邮件讨论组在这些 项目小组的生命周期里是一个重要的表演舞台。IPO项目邮件讨论组就是一个具体的例证。

4月3日邮件讨论组之五:IPO工作组的项目管理诀窍

IPO项目工作组之所以能够在半虚半实的情况下,成功地组织来自不同群体的人们,为一个共同的工作目标而努力,其中有一些项目管理诀窍。

• 明确的任务目标
• 明确的时间进度
• 明确的分工
• 适当的成员规模
• 以电子邮件组为主,以其他沟通工具为辅
• 注重知识管理,设立中央资料室

将电子邮件讨论组和其他现实沟通工具结合起来,这是虚拟组织需要借鉴的地方。哪怕一、两次偶尔的线下聚会,都会将一个线上社团的凝聚力推向一个新的 高度。此外,对于群体而言,将信息交换上升一个层次就到了知识管理的阶段。不论是以任务型为导向的群体,还是以分享型为导向的群体,知识管理都是非常有必 要考虑的事项,这决定着群体智慧能否真正开花结果。如果没有必要的手段来支持,那么信息交换终将陷入虚无的境界,而导致群体的衰落。

4月9日邮件讨论组之六:为校园活动创建邮件讨论组

校园是特别的实体世界,校园里各色各样的社团就是一个一个小群体, 他们不像公司那样正规化,活动形式看起来很虚拟化;但是,这些社团诞生于实体世界,又不像网络空间的群体那样诞生于虚拟环境中。而且,许多校园里社团众 多,这些社团的形态也是五花八门,很是有趣,很像网络世界的样子。所以,校园社团是介于实体组织(如:公司)和网络群体中间的形态。

小容在这篇贴子里分享了生活中的一个小故事,建议领导校园社团的朋友们运用Google Groups邮件讨论组来协助群体沟通,并介绍了Google Groups邮件讨论组的几个特征。

5月7日补充:

从这周的“[QienKuen] 陳堃的邮件列表第二期,2008年5月4日”里看到一段相关内容,摘录贴在此处:

学生社团应用Google服务之典范。感谢台 湾义守大学的Toomore同学来信交流,他是义守大学创意投资社的执行长,同时也是一位Google服务的重度使用者。他使用Google的各类服务为创意 投资社搭建的互联网应用平台,并写出了长达40多页的总结文稿,很是让人佩服!他写出的总结文稿叫做《如何建立社团网站-整合Google服务》,在征得同意后,我会与大家共享这份精彩的文档!

4月14日邮件讨论组之七: 盘点你的Google邮件讨论组

在这篇贴子里,小容回顾自己使用Google邮件讨论的情况。

自2005年4月开始使用Google邮件讨论组,已经使用三周年了。参加53个小组,在29个小组中发过贴子,全部发贴量为647次。发贴量最高的时间点是在2006年9月,那个月发贴44次。大部分月份发贴量都在15次以上,大约是每2天1次。会员级别,5颗星。

4月20日邮件讨论组之八:Google Groups的接收设置和Gmail的过滤设置

想要避免信息干扰,又想持续关注邮件讨论组,想随时参与讨论组,和人们保持沟通,除了可以设置邮件讨论组的接收模式之外,另外一方面,也可以搭配使用邮箱界面的过滤器设置。
小容在这篇贴子里继续盘点自己的Google Groups使用情况,同时也盘点了Gmail的过滤器设置情况。

4月24日邮件讨论组之九:行为与环境,控制与赋权

小容在这篇贴子里简要介绍库尔特•勒温(Kurt Lewin)的场论,而后尝试将这个场论用来分析网络工具和用户行为。

库尔特•勒温(Kurt Lewi)称个人在某时间所处的空间为场,把行为看成是人及其环境的一个函数或“场”,因而他的思想被称为“场论”(field theory)。这里的“场”是借用物理学中“磁场”的概念。它可以用下面的公式表示:

B = f (P,E)
B: Behavior 行为;P: Person 个人;E: Environment 环境;f: function 函数

当我们从网络应用工具的角度来看,这个场论会给我们很多启迪。用户在使用网络工具的时候,他们的行为是他们内在自我和工具界面的函数。那么我们可以把上面的公式演变成下面的公式:

用户行为 = 函数{用户(需求×技巧×知识×态度×社交),工具(功能×界面×设置×安全×兼容) }

4月27日邮件讨论组之十:关于网络工具的场论2.0公式

在这篇贴子里,小容结合前几篇贴子所讨论的Google Groups邮件讨论组,以及其他例子,对上面的公式做进一步的解释。在征求欧阳的意见后,小容对上面提出的场论2.0公式提出了更正。这个公式还有很多考虑不善之处,不推荐大家参考,仅限blog讨论。详情请看《三个feed,必有我师—关于场论2.0公式的更正》。

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