邮件讨论组之八:Google Groups的接收设置和Gmail的过滤设置

这篇贴子是《成群结对》系列中的一部分,想要回顾过往文章,请直接看《成群结对》专题页面。现在所讨论的“电子邮件讨论组”是这个系列的第三部分。

上次小容统计自己在Google Groups(邮件讨论组)里的活动,发现自己参加53个小组,在29个小组中发过贴子,还担任5个Google邮件讨论组的创建者,担任7个邮件讨论组的管理员。自2005年4月开始使用Google邮件讨论组以来,全部发贴量为647次。

小容很惊讶于自己是如何管理这些小组的信息?!要知道这些小组仅仅是邮件讨论组,小容同时还是许多Web2.0网站的成员,在每个Web2.0网站里都加入了许多小组。那么,小容每天是如何处理这些小组的信息往来的呢?!

想得更远一点,人们是如何在信息过载和信息匮乏之间很好地掌握平衡?!网站又是如何在维持用户的使用频率和避免用户感觉到干扰中间拿捏得当呢?!

• Google Groups的四种接收模式

Google Groups在接收设置上提供了E-mail、Digest Email、Abridged Email和No Email四种选择给用户。这四种模式的差别如下:

1、E-mail:电子邮件订阅

邮件讨论组里任何一条最新信息都会抄送到你的电子邮件地址;这是积极参与邮件组讨论的重要方式。如果你觉得讨论组的信息太频繁了,变得有些骚扰了,那么,就有必要使用下面的三种接收设置方式了。

2、Digest Email:摘要电子邮件订阅

每当邮件讨论组里有25条新信息,就会自动将25条新信息聚合成一封电子邮件,发送到你的电子邮件地址。需要注意的是,这里会将25条信息的内容都显示在电子邮件里,如果涉及到不同主题的多个讨论,那么,这些讨论的标题以及讨论的地址都会包含在里面。这中模式适合扫描,而不适合阅读:)你可以通过扫描来了解邮件讨论组里发生的事情,而不需要离开邮箱跑到Groups的Web界面去。

3、Abridged Email:汇总电子邮件订阅

这是比较低干扰的一种订阅模式。不像Digest Email那样让你扫描讨论内容,Abridged Email只是总结一下每天在邮件讨论组里的最新活动情况,通知你当天最活跃的讨论主题是什么,这个讨论主题下有几篇贴子,而后把讨论主题的名字和地址列出来。同时也会把活跃主题的情况汇总一下。这种模式是提醒你那些主题,而没有将具体的每条新信息给展示出来。

4、No Email:不采用电子邮件订阅

这是最低干扰度的订阅模式——因为你根本就没有订阅,这是最高门槛的参与模式——因为你需要专门登陆到Google Groups去使用这个界面。换句话说,如果你使用桌面的电子邮件客户端软件,而且使用No Email模式来参与某个邮件韬讨论组的话,那么你如果想知道邮件讨论组发生了什么事情,需要专门登陆到http://groups.google.com那里,才能浏览讨论主题和回复,以及创建新主题等等。

如果你使用Web界面的Gmail,同样,你也需要将界面切换到你自己的Google Groups个人页面去(因为Google Groups和Gmail使用相同的登录帐号,所以你登录Gmail之后就可以直接转到你自己的Groups个人页面)。

• 小容的Google Groups接收设置

继续上次的统计,小容的Google Groups的接收设置情况如下:

E-mail(电子邮件订阅):23 个
Digest Email(摘要邮件订阅):5个;
Abridged Email(汇总邮件订阅):5个;
No Email(不采用邮件订阅):20个。

那么,小容使用电子邮件订阅模式的23个邮件讨论组是哪些呢?

对照上次的统计来说明一下:

1、担任创建者的邮件讨论组

上次统计显示小容担任5个邮件讨论组的创建者,小容使用电子邮件订阅模式订阅全部5个邮件讨论组,Google Groups是不允许创建者使用No Email模式不订阅信息的。这5个讨论组中,有1个是邮件列表,平均每周一周或每两周会有一次信息。另外的4个情况则是这样:1个已经基本荒废, 1个是基本上现实关系的联系群体, 基本上很少使用,最后2个则是低活跃度的邮件列表。

2、担任管理员的邮件讨论组

上次统计显示小容还担任7个邮件讨论组的管理员,但是,小容使用Email模式订阅其中6个邮件讨论组,另外一个小容把它设置成digest email里,主要原因是这个讨论创业的群组人员很多,讨论质量每况愈下,最近衰落了。

在使用Email模式订阅的6个邮件讨论组中,1个是讨论行销方面的讨论组,成员很少,处于发展初期,还不活跃;1个是一年一度的会议的讨论组,要到会议举行前后才会热闹起来;1个是某个工作团队的小项目的讨论组,不过项目发起后这个讨论组就荒废了;还有2个是网络协作项目的讨论组,不过这两个协作项目早早就搁浅。实际上,目前活跃的就只有1个讨论公益主题的讨论组。

3、仅为普通成员的邮件讨论组

同时,小容还以Email模式接收其他12个邮件讨论组的信息,在这些邮件讨论组中,小容仅仅是普通成员。这些讨论组各色各样,其中有3个是某个网站设立的讨论组,供网站活跃成员讨论不同的话题,实际上小容设置了过滤器,将这3个邮件组的信息全部过滤到了一起。 还有3个工作团队讨论组,1个实体公益项目的讨论组,1个以某人为中心的讨论组,4个网络协作项目的讨论组。这些讨论组是小容比较关心的讨论组,但是小容还是使用了过滤器将他们过滤到了收件箱之外。

• Gmail里的过滤器设置

想要避免信息干扰,又想保持对邮件讨论组的关注,方便随时参与讨论组,和人们保持沟通,除了可以设置邮件讨论组的接收模式之外,另外一方面,也可以搭配使用邮箱界面的过滤器设置。

以Gmail的过滤器设置为例,小容统计了一下,到写这篇贴子的时候总共设置了32个过滤器(Filters)。上面说到小容在23个邮件讨论组里选用E-mail接受模式,实际上,这其中有10个邮件讨论组的信息又被小容用过滤器过滤了。

这里要详细解释一下过滤器(Filters)的使用方法。小容估计人们使用过滤器有两个目的:其一是过滤一些信息,免得自己每天受干扰太多;其二是给一些来自特殊联系人的信息直接分门别类。

如果是前者的话,人们可以在设置过滤器时,选用直接存档(Archive)的功能,这样它们就不会显示在收件箱(Inbox)里——你可以随时去处理它们,而不是马上——从而不会给你每天的正常邮件工作带来过多的干扰;

如果是后者的话,则可以在设置过滤器时,选择过滤到具体的某个标签(label),这样一些特殊联系人的邮件会自动分门别类好,聚拢在一起。

小容的32个过滤器用来过滤如下的五类内容:

1、Google Alert邮件提醒的信息

小容订阅了4个Google搜索的结果,这些结果会自动发邮件来提醒新的搜索条目;

2、Google Group 邮件讨论组的信息

上面说到,小容将23个邮件讨论组中的10个邮件讨论组过滤到存档那里;

3、网站的邮件列表

有些网站内容很有参考价值(例如Change.org,Rojo.com沃顿知识在线),但是内容结构不是一个单纯的blog,所以小容通过订阅他们的电子邮件列表来获取他们的更新情况;

4、各类Web2.0网站的通知邮件

小容经常注册成为各类Web2.0网站的会员,试用一些新的服务满足好奇心,使用一些老的服务和朋友一起玩乐。这些Web2.0网站提供各类活动的信息更新通知邮件,一旦你的联系人在网站里和你任何的互动,网站都会发邮件来提醒你回去看看。小容将这类的邮件统统过滤到他们各自的标签下。

5、亲朋好友的邮件

小容将一些重要的联系人的邮件,过滤到他们的标签下,但是继续保存显示在收件箱里(Inbox)。前面四类都是过滤到标签下,不在收件箱里(Inbox)显示。

这样看来,能够到达小容的收件箱(Inbox)的邮件讨论组的信息其实还在可以接受的范围。当然,这些设置也是小容逐渐调整后自然形成的。有时候感觉到某个邮件讨论组的信息很无趣了,每天都是新人的加入申请(因为是管理员,所以也会收到新人加入申请的通知邮件),而真正的讨论却廖廖无己,小容就会把它这个邮件讨论组给过滤了(不会跑到邮件讨论组的界面去修改设置,因为如果还想改回来就太麻烦了)。

系列回顾:

成群结对:形形色色的网络、群体和个体

前文回顾:

邮件讨论组之一:本地工作与远程工作
邮件讨论组之二:几个关键影响因素
邮件讨论组之三:几个关键影响因素(续)
邮件讨论组之四:半虚半实的IPO项目邮件讨论组
邮件讨论组之五:IPO工作组的项目管理诀窍
邮件讨论组之六:为校园活动创建邮件讨论组
邮件讨论组之七: 盘点你的Google邮件讨论组

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