邮件讨论组之六：为校园活动创建邮件讨论组

这篇贴子是《成群结对》系列中的一部分，想要回顾过往文章，请直接看《成群结对》专题页面。现在所讨论的“电子邮件讨论组”是这个系列的第三部分。

前文谈到了实体组织工作过程中的项目管理中如何使用邮件讨论组，小容举了IPO过程中的邮件讨论组为例证。接下去的篇幅将开始讨论诞生于网络空间的邮件讨论组，将会以Google Groups为例。今天先分享一个实体世界中的案例，这个实体世界——校园——的情况，看来已经有些和网络空间有些相似，他们的情况和IPO那样的项目工作小组又有些不同。

校园是特别的实体世界，校园里各色各样的社团就是一个一个小群体， 他们不像公司那样正规化，活动形式看起来很虚拟化；但是，这些社团诞生于实体世界，又不像网络空间的群体那样诞生于虚拟环境中。而且，许多校园里社团众多，这些社团的形态也是五花八门，很是有趣，很像网络世界的样子。所以，校园社团是介于实体组织（如：公司）和网络群体中间的形态。

附近一所大学里的校园社团的宣传栏

有个朋友在大学里担任社团负责人，最近他们要组织一个活动，邀请校外的一些职业经理人到校园里来和学生见面，搞模拟面试活动。这个大学里各类的学生社团很多，每个社团都要自己去争取成员，每次活动也要召集成员参加。这次，他们就对外征集感兴趣的学生参与这个活动。小容的这个朋友注册了一个jointhisevent@Yahoo.com这种类型的电子邮箱，而后在发布活动通告的时候，贴上这个电子邮件地址。有人报名的时候，就把他们的邮件地址给抄录下来，需要发通知给他们的时候，就逐一发邮件列表给他们。

当听到这件事情以后，小容觉得很奇怪，为什么他们不用邮件讨论组来进行这个活动的信息沟通呢？！相比起一个电子邮件地址而言，邮件讨论组不仅具有省时省力的功效，而且可以轻而易举的建立一个在线社群，为具有共同兴趣的人们提供一个长期交流的空间。

• 省时省力，提高效率

试想一下，如果报名参加这个活动的人有50人以上，那么，每次发邮件通知最新消息的时候，需要输入那么多电子邮件地址，是多么耗时耗力的事情！朋友说，可以先建一个发件名单，把这些人的电子邮件地址输入进去就好了，每次发送信息时，按那个发件名单就行。

如果是设立邮件讨论组的话，连建立这个发件人名单的事情都不需要做，因为名单自动就生成了，发送新邮件给邮件组，就可以把信息通知给所有人。

社团活动对于学生而言本是副业，因此一些省时高效的工具和方法，可以很好地平衡主业和副业。

附近一所大学里的校园社团的宣传栏

• 会话完整，档案齐全

另外一个情况是，考虑到陆续有人来报名参加活动，如果采用建立发件名单的话，后来的人无法知道先前发送出去的邮件内容。虽然一个活动通常以最后发出的信息为准，但是让人们了解活动的来龙去脉，更有助于人们积极地参与活动。而采用邮件讨论组的话，早先发出的邮件信息都会存档起来，后来加入的成员可以去查看存档资料，了解整个活动的过程。这样对于每个加入的成员来说，不论加入时间先后，会话都是完整的。

一旦把时间轴的因素纳入在线群体沟通，存档就成为不可忽视的关键。

• 围绕兴趣，长期交流

人们参加活动是因为喜欢活动的“主题”，而不是为了“参加活动”而“参加”活动。那么，如果有轻而易举的方法创建一个让大家长期交流的平台，为何不顺带而为呢？！Google Groups非常简单上手，如果同时使用Gmail的话，更是绝佳的搭配。

实际上，校园虽然是实体空间，可是人们还是零零散散地往来，如果通过邮件讨论组让人们长期持续地交流的话，对社团来说，这无疑是一个拓展组织机能、达成组织使命的有效工具之一。而且，随着社团活动的发展，社团可以创建多个讨论组来管理社团活动，例如一个讨论组为社团长期使用，面向社团的内部成员。当开始一个新活动时，就创建一个新的邮件讨论组，面向社团内外所有参加活动的成员。

社团存在的使命本身也是围绕某个主题，因此，通过邮件讨论组将人们联系起来，可以让人们长期持续地交流，这是功德无量的一件事情。

附近一所大学里的校园社团的宣传栏

• 权限多样，设置灵活

或许有人还会担心权限之类，其实现在的邮件讨论组功能已经非常完善。举Google Group来说，它让用户很灵活地设置各种权限：

• 浏览权限：分为仅有会员可浏览的私下讨论组，和向世界公开的公开讨论组；
• 是否让他人搜索：是否愿意把讨论组列入讨论组目录，让世界搜索到；
• 参考成员权限：分为所有成员都可以查看小组成员的名单，和仅有管理员可以查看小组成员的名单；
• 加入权限：分成任何人可以加入、需要邀请、人们需要发送加入的请求这三种；
• 页面和文件：Google Group除了通常的讨论功能之外，还提供创建独立的页面，以及上传文件，这两项功能的权限也分成适用于成员，或适用于管理员；
• 粘贴信息发起讨论：分为仅适用于管理员、适用于成员、所有人三种权限；
• 邀请权限：分为只有管理员才可以邀请其他人加入，和凡是成员就可以邀请其他人加入两种。
• 贴子审批：分成不需要所有贴子都要审批后才能发出、所有贴子无需审批直接发出、新成员贴子需审批后才能发出三种设置。

基于这些选择，实际上，根据具体的目的，可以有各种灵活的用途。例如纯粹的邮件列表，只能管理员发贴，成员只能接收不能发贴的；也可以做成自动化的报名申请，任何人都可以加入，加入就算是报名；也可以搞成几个人的全封闭地下小组，采用邀请制，讨论不公开。
邮件讨论组因为这么多的便利，它也成为许多在线社团的必备工具之一。

系列回顾：

《成群结对：形形色色的网络、群体和个体》

前文回顾：

《邮件讨论组之一：本地工作与远程工作》
《邮件讨论组之二：几个关键影响因素》
《邮件讨论组之三：几个关键影响因素（续）》
《邮件讨论组之四：半虚半实的IPO项目邮件讨论组》
《邮件讨论组之五：IPO工作组的项目管理诀窍》