邮件讨论组之三:几个关键影响因素(续)

上次讨论到影响邮件讨论组沟通绩效的几个关键因素,小容提到:确定性的物理位置、成员间的物理距离、成员互相是否熟悉、成员的数量这几项因素,这次补充其他几项。

• 语言和文化

如果远程工作远到跨越国界的话,那么语言和文化就成为突出的影响因素。语言自然不必特别细说,同一语言的文本沟通都会经常发生误解和歧义,更何况不同语言。

相隔两国带来的还有不同的文化背景。跨文化工作团队,在沟通过程中需要理解对方,而不是被表面的行为所迷惑。小容还记得《区域财富–世界九大高科技园区的经验》一书中所提到的一个例子,作者介绍了一家跨国公司位于美国和爱尔兰两个地点的团队在群体沟通中发生的有趣情况,美国的工程师频繁地发送邮件,而爱尔兰团队则默默无闻,对美国工程师发出的邮件不理不踩,美国团队非常恼火。直到有一次,两个地点的团队聚集在一起面对面开会时,美国团队才发现原来爱尔兰的工程师个个都是反应迅速、行动卓有成效,他们只是不习惯于在邮件讨论组里大声嚷嚷而已(小容不敢确信具体例子是否指爱尔兰,如果你也在看同一本书,请不吝指正)。

• 任务主题

实体组织在运用邮件讨论组时,往往基于不同的任务而发起不同参与成员的邮件组,不同的邮件组讨论不同的主题。一个雇员可能会参与多个邮件讨论组。不同的主题限定了不同的参与个体的资格。

网络空间的邮件讨论组则和实体组织的邮件讨论组有细微的差别。虽然每个邮件讨论组都是围绕某一个主题而建立的,但是,实体组织的邮件讨论组通常带有更明确的任务意味,而网络空间的邮件讨论组则偏向于某一个宽泛的主题,没有明确的任务意味。

当然,两者也都有特例。例如,我们不排除部分网络空间讨论组的主体是已经很规范的网络组织,在这样的情况下,他们的邮件讨论组也会类似实体组织一样带有明显的任务意味。

• 时间线/生命周期

与任务主题伴随而来的因素就是时间线,或者说生命周期。越是带有明确任务的邮件讨论组,它的生命周期就明晰可见。当任务结束之后,邮件讨论组就会解散。

此外,非常重要的是,处于任务不同阶段的邮件讨论组,它的绩效很不相同。举研发过程为例,依照国际性研发过程的传统,按照熊彼特分类方法将研究开发分为三个阶段:

• 项目前阶段:怎样创造一个好产品概念和一个管理项目;
• 开发阶段:怎样管理一个项目;
• 引进市场:怎样将研发成果高效率地转入营运和客户手中。

在项目前阶段,项目团队的沟通非常依赖于本地的面对面沟通,远程通讯在此阶段会造成许多的不便,因为此阶段需要研究团队成员经常召开动脑会议,激荡新构思。白板——取代电子邮件——成为最主要的沟通工具。而在开发阶段,产品概念已经成型,任务推进到实施的阶段,这时候远程工作的重要性就显现出来。通过24*7小时的工作,整个任务的时效大大提高(想要了解关于国际研发管理的更多内容,请阅读《未来竞争优势:全球研发管理案例研究与分析》)。

大多数情况下,网络空间邮件讨论组的生命周期,倒是与成立时间有关,随着时间的推延,邮件讨论组成员对该主题的激情会趋于平淡。这背后的原因有多种多样,例如没有新鲜的谈资、工作性质发生转变导致职业兴趣发生改变、新老成员的知识积累差距拉大、重大的冲突和创伤……等等。当然也有特例,例如每周出版的群体blog而成立的封闭式邮件讨论组,或许在每周出版日前后的一两天,邮件讨论组的沟通频率就特别高,两个出版周期中的日子,沟通频率就相对更低。而为一个一年一度的会议成立的邮件讨论组,或许也存在同样现象。

• 讨论组的规则和文化

每个邮件讨论组都会有显性的规则或者隐性的规则,同时由于不同成员的个性和风格也会形成一定的文化氛围。

实体组织的邮件讨论组通常不会有特别的规则,成员被组织加入邮件讨论组时就会被告知该邮件讨论组的任务,邮件讨论组通常不会声明特别的规则,因为他们默许的是遵从实体组织的沟通规则。而在网络空间里的邮件讨论组,通常都会声明特别的规则,告诉成员一些注意事项,并以规则判定成员是否违规。

网络空间的邮件讨论组,同时还会受到成员的个性和风格的影响,进而形成不同的文化氛围。小容曾经兴致勃勃地加入某一个公益项目的邮件讨论组,后来发现在该邮件组的刷新频率极高,而且其中成员貌似已经养成了灌水的文化——这些普遍年龄较轻的成员,将BBS的灌水文化带入邮件讨论组。他们没有意识到,邮件讨论组是群发空间,每一次无效消息都会对每个成员造成骚扰。而BBS里的灌水行为则不会造成这样的骚扰,因为成员是主动浏览每个版块、每个主题、每个贴子——小容的反应是立即将该邮件组打个标签,将它转移到备档库。有闲的时候才想起来去察看一下。

如果你在使用邮件讨论组中有任何心得和发现,请分享给大家!你可以在这里留言,或者写在你自己的blog,而后Trackback回来:)

系列回顾:

成群结对:形形色色的网络、群体和个体

前文回顾:

邮件讨论组之一:本地工作与远程工作
邮件讨论组之二:几个关键影响因素

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