邮件讨论组之二:几个关键影响因素

上次小容提到, 当人们从本地工作发展到远程工作的时候, 邮件讨论组就逐渐演化出许多有趣的事情了,因为距离让实体组织的成员越来越像虚拟组织一样联系在一起。然而,距离仅仅是影响远程工作中邮件讨论组沟通绩效的关键因素之一。

• 确定性的物理位置

人们明确地知道邮件讨论组成员来自固定的几个点(例如一间公司的几个办公室),和人们无法知道讨论组成员来自地球上哪个角落(例如网络组织的成员来自五湖四海),这两种情境会给参与讨论的每个人带来不同的心理感受。越是确定性的物理位置,人们的信任感越强,因为人们可以明确地感受到这是一个很实在的团体。而越是不确定性的物理位置,人们的信任感就越弱,人们会认为这是个松散的群体。

• 成员间的物理距离

即使人们明确地感知到邮件讨论组的成员来自于已知的几个固定物理位置,人们的感受还会进一步受到物理距离的影响。随着物理距离的扩大,人们的沟通工具越来越虚拟化,当沟通中出现问题时,人们对沟通工具的无奈也渐次加强。邮件讨论组是人们日常工具中的组成部分,它要和其他沟通工具配合起来使用。如果它成为唯一的沟通工具,那么,它的弱点就会暴露出来。

人们在同一个办公室里,邮件讨论出现问题,可以跑到对方办公室去面对面探讨。人们在同一个城市里,邮件讨论出现问题,可以直接抓起桌面的电话来沟通;人们在同一个国家里,可以多多发发短信息,适当挂挂长途电话;当人们在不同国家的时候,很多时候就只能依赖Skype之类的语音网络工具来配合邮件讨论组解决问题了。

同时,由于物理距离伴随着时差因素,而这导致沟通效率直线下降。24*7的工作绩效是建立在沟通良好的前提之上,可惜的是,人们总是把时间浪费上信息沟通本身。

• 成员互相是否熟悉

邮件讨论组成员互相是否熟悉,也是影响人们参与邮件讨论组的感受的重要因素。人们对于未知的东西总有一种恐惧感,不确定性总是在考验我们的心理承受力。如果人们在邮件讨论组中,不熟悉其他的成员,那么在这样陌生的环境里,人们在邮件组中的表现会很拘谨、保守乃至被动。与此相反,熟悉邮件组里每一个成员的人,必定在邮件组里表现最开放、积极和主动。游刃有余是建立在一定的安全感之上的。

然而,成员之间的熟悉程度也会带来另外一面的影响。随着成员之间的熟悉程度越来越高,邮件讨论组成员的社交模式就显得越来越制度化,在成员之间业已形成的社交规范也会出现在邮件讨论组这一虚拟空间里。人们在邮件讨论组里的表现会有所顾虑,因为他们知道自己的好友,或者有社交往来的联系人也在同一个邮件讨论组里,任何不慎的每一个字、每一句话都会给联系人带来不好的评价。在这样的情境下,人们会在邮件组里保持和其他地方一致的表现,而不会表现得迥然不同。

• 成员的数量

这个因素和上一个因素直接相关,成员数量越少,成员互相之间熟悉程度就高。成员数量越多,成员互相之间熟悉程度就低。

成员数量多少的另外一个影响是,个体在群体里脱颖而出建立声望的几率。在一个适当的数量范围里,个体只要稍微积极地发言,就可以很快在群体里脱颖而出,这样的高成功几率,激励了人们参与群体活动的热情。成员数量太少的话,成员之间互相已经非常熟悉,不存在着出名的需求,人们参与群体活动成为一种义务(工作任务要求做的事情,或者团队组织要求做的事情);成员数量太多的话,个体的声音将很快淹没在喧嚣的广场中,人们对于需要付出极大努力的事情通常不抱有期望。

在群体里成功地建立个人声望,在于持续而长期的努力,人们在旷日持久之后只会记得少数特别表现优异的人。那些在大规模成员的邮件组里,短期表现极其活跃的人,通常被人们怀疑是否有自我推销的动机。

系列回顾:

成群结对:形形色色的网络、群体和个体

前文回顾:

邮件讨论组之一:本地工作与远程工作

Related Posts with Thumbnails

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published.